Tiểu Ban kiểm tra tài chính do Cộng đồng cử ra gồm:
1- bà Trần Thị Bảo – đại diện Hội người Việt Nam tại Ba Lan yêu kính đạo Phật.
2- ông Nguyễn Xuân Nhung – đại diện HĐH Thái Bình tại Ba Lan 3 - bà Nguyễn Thị Ngọc Thạch – đại diện Hội Phụ nữ VN tại Ba Lan 4 - bà Nguyễn Việt Triều – đại diện Hội Doanh nghiệp VN tại Ba Lan 5 - ông Nguyễn Trọng Thắng – đại diện HĐH Thanh Hoá tại Ba Lan Tiểu Ban đã có buổi làm việc hôm 29.11.2012 về việc kiểm tra Thu - Chi tiền mua đất, tu sửa TAM BẢO tạm thời cho Cộng đồng người Viêt Nam tại Ba Lan tại khu đất mới. Tham gia buổi làm việc còn có ông Lê Thiết Hùng Chủ tịch Hội NVN tại Ba Lan, trưởng ban vận động xây chùa, ông Nguyễn Duy Hoà, trưởng ban xây dựng Phật đường. Việc kiểm tra thu chi tài chính được thực hiện các bước như sau:
Mỗi thành viên của tiểu ban trước đó đã độc lập rà soát các số liệu qua chứng từ được Tiểu Ban Xây dựng Phật đường và mua đất cung cấp.
Tại buổi làm việc, sau khi trao đổi thảo luận, các thành viên thống nhất những nhận xét sau đây:
+ Việc thu tiền ủng hộ mua đất xây chùa được tiến hành khẩn trương, danh sách được công bố kíp thời để bà con cộng đồng theo dõi. Việc chi thực hiện đúng mục đích, đúng số liệu, khớp với chứng từ, có hoá đơn mua, có chữ ký của người nhận tiền công xây dựng, bao gồm các khâu: trả tiền mua 8000 m2 đất xây chùa và các thủ tục công chứng bắt buộc, mua sắm vật liệu, thiết bị tu sửa nhà kho cũ thành TAM BẢO kịp thời phục vụ sinh hoạt tín ngưỡng của cộng đồng, tu sửa phòng sinh hoạt cho nhà sư trụ chì chùa có nơi ăn chốn ở, cơi nới tiền sảnh để có nơi tiến hành các ngày đại lễ, thu dọn lối đi, vườn cây để có nơi đỗ ô-tô.
Chi phí cho giai đoạn I: mua đất và tu sửa TAM BẢO cùng các công việc khác có liên quan được đưa ra trong bản Quyết toán. (số liệu tham khảo có thể liên hệ với Tiểu Ban Kiểm tra).
Không có chi phí cho hội họp, ăn uống lấy từ tiền ủng hộ xây chùa, mọi chi phí là tối cần thiết và tiết kiệm.
+Những người được phân công tham gia các tiểu ban: Tìm đất, Vận động ủng hộ xây chùa cộng đồng, làm công việc sửa chữa đã rất nỗ lực, với đầy đủ trách nhiệm, với nhiệt tình cao kể cả hy sinh về thời gian, công sức, phí tổn, không ai kêu ca phàn nàn, không có sai sót gì lớn trong công việc.
Qua kiểm tra thu chi tài chính việc mua đất và xây dựng Phật đường cần lưu ý những điểm sau đây:
+Có nhiều người ủng hộ không có chữ ký vào sổ gốc, có người chưa nhận được chứng từ chứng thực đã nộp tiền ủng hộ mua đất xây chùa (dù có danh sách được thông báo kịp thời và đầy đủ trên báo „Quê Việt”) +Việc xây dựng Phật đường thiết lập TAM BẢO quá gấp rút (chỉ có 3 tuần) để kịp thời đưa vào sử dụng trước ngày 01.06 năm Tân Mão 2010, nhiều việc lại phát sinh trong quá trình tu sửa nên bỏ qua thủ tục như: không có thiết kế, không có đấu thầu, không thanh tra xây dựng, không kiểm kê vật tư dư thừa sau sửa chữa (số vật tư còn lại không đáng kể như gạch lát nền, xi măng, cát, đinh, ốc vít.....)
+Một số hoá đơn mua nguyên vật tư xây dựng (cát, ốc vít…..) chỉ có địa chỉ bán, không ghi địa chỉ nơi sử dụng.
Những kiến nghị:
+ Tất cả mọi thay đổi, kể cả thay đổi quyết định cũ do quá trình thực thi đặt ra liên quan đến đầu tư, kiến trúc, bố trí đều phải thông báo kịp thời cho cộng đồng Việt Nam tại Ba Lan và được đại diện của cộng đồng chấp thuận trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.
+ Khâu tu sửa TAM BẢO tạm thời chùa NHÂN HOÀ chưa có người phụ trách mang tính chuyên trách về xây dựng, kế toán, thủ kho, thủ quỹ. Khi vào giai đoạn khởi công xây dựng chùa cần lựa chọn chiến lược xây dựng: khâu nào đấu thầu cả gói, khâu nào khoán công việc, ai có sáng kiến đóng góp, ủng hộ, cung tiến khâu nào cần thông báo sớm, rộng rãi để phối hợp, điều chỉnh cho thích hợp.
+ Cần hình thành, củng cố các tiểu ban: vận động quyên góp, kế toán tài chính, thanh tra xây dựng, thanh tra tài chính, kho tàng, bảo vệ để tài sản chung cộng đồng được quản lý, sử dụng có bài bản .
+ Nên xem xét, công bố công khai bồi dưỡng cho những người chuyên trách công việc xây chùa vừa là gắn trách nhiệm của họ với công việc, cũng là đảm bảo họ có điều kiện tham gia lâu dài, đóng góp tốt nhất công sức cho việc xây chùa. Ai tự nguyện đóng góp không nhận thù lao cũng được công bố công khai và có hình thức ghi công thích hợp.
Trưởng Tiểu ban Kiểm tra tài chính Nguyễn Xuân Nhung
Một cảnh trong Đại lễ Phật đản 2012.
Tài liệu tham khảo:
QUYẾT TOÁN MUA ĐẤT CHO CHÙAA. Tiền thu vào:
1-Tiền thu được công bố trên báo: 1 072 200 Zua + 70 100 USD + 3 200 EURO 1.1-Tiền USD đã đổi ra Zua: 70 000 35 000 * 3,340 + 24 500 * 3,312 + 10 500 * 3,200 = 231 650 Zua 1.2 - Quỹ xây dựng Phật đường (từ Thầy Minh Trí): 4 820 Zua Cộng = 236 470 Zua Tổng cộng thu được: A= 1 072 200 + 236 470 = 1 308 670 Zua + 100 USD + 3 200 EUROB. Các khoản đã chi:
1. Tiền trả cho chủ đất và các thủ tục công chứng, thuế: 1 231 589 Zua 2. Chi phí xây dựng Phật đường a. Do ông Hòa chi kèm chứng từ: 72 319 Zua b. Do ông Hiển chi kèm chứng từ: 7 951 Zua 3. Chi phí cho vận động giai đoạn I: 5 628 Zua 4. Chi phí gửi vào Bank hộ cho các tín chủ :
a. ông Hiển: 826 Zua b. bà Thạch: 122 Zua 5. Phí nhà Bank cho tới khi xóa tài khoản: 637 Zua Cộng: B = 1 319 072 ZuaC. Tổng kết:
1. Tiền quỹ chuyển cho giai đoạn II xây chùa:
(A) – (B) = 1 308 670 – 1 319 072 + 100USD + 3200 EURO = - 10 402 + 100 USD + 3200 EURO 2. Tiền còn nợ chủ đất: 181 400 Zua Chú thích: Diện tích đất sở hữu là 8 181 m2 trong đó mua 8 000 m2 còn chủ đất cúng chùa 181 m2.
Mọi chi phí tiếp theo của Giai đoan II (trong đó còn thiếu 10 402 Zua của gia đoạn I và tiền đất chưa thanh toán) sẽ do Ban tài chính kế toán được Cộng đồng cử ra thực hiện từ các tài khoản đã có và hiện đang do Ban Vận động công đức xây chùa theo dõi quản lý. Có thể coi Giai đoạn I vận động công đức để mua đất đã được kết thúc tại đây sau khi đã hoàn tất thủ tục công chứng sở hữu đất.
Tiểu Ban kiểm tra tài chính thuộc Ban vận động công đức xây chùa tại Ba Lan.